Eventi aziendali sostenibili: come ridurre l’impatto ambientale
Gli eventi aziendali sostenibili sono ormai un elemento centrale nelle strategie di molte aziende. Clienti, dipendenti, partner e investitori non valutano più soltanto ciò che un’impresa dichiara, ma osservano anche come traduce i propri valori in comportamenti concreti.
Un evento green aziendale rientra pienamente in questo percorso. Organizzare una convention, un meeting o un lancio di prodotto senza considerare consumi, trasporti, materiali e rifiuti può infatti entrare in contraddizione con gli impegni ESG comunicati dal brand.
Al contrario, un evento aziendale a impatto zero diventa una dimostrazione tangibile di coerenza, responsabilità e attenzione al territorio.
Cosa sono gli eventi aziendali sostenibili
Partiamo dalla definizione basata sullo standard internazionale: “un evento aziendale è sostenibile quando è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare un’eredità positiva alla comunità che lo ospita”. (UNEP 2009).
Da questa definizione si capisce molto bene che la sostenibilità legata agli eventi aziendali non riguarda più soltanto la riduzione della plastica o l’utilizzo di materiali riciclati. Al contrario, comprende tre dimensioni complementari:
- ambientale, legata a emissioni, consumi energetici, mobilità, rifiuti e uso delle risorse;
- sociale, che comprende accessibilità, inclusione, sicurezza, condizioni di lavoro e coinvolgimento della comunità;
- economica, riferita all’impiego responsabile del budget, alla scelta di fornitori locali e alla capacità di lasciare valore sul territorio.
Questa visione evita di organizzare eventi green di facciata (greenwashing), andando invece a fissare obiettivi, raccogliere dati e comunicare in modo trasparente ciò che è stato effettivamente realizzato.
Perché la sostenibilità degli eventi aziendali è importante
Un evento aziendale rappresenta il brand davanti a dipendenti, clienti, fornitori, istituzioni e media. Ogni scelta organizzativa comunica qualcosa: dal luogo selezionato al menù, dai materiali utilizzati al modo in cui vengono gestiti gli spostamenti.
Per un’impresa che dichiara di adottare politiche ambientali, un evento poco coerente può trasformarsi in un rischio reputazionale.
Un progetto sostenibile, invece, permette di:
- rendere visibili e concreti i valori ESG;
- rafforzare la reputazione aziendale;
- migliorare il coinvolgimento di dipendenti e stakeholder;
- valorizzare produttori e fornitori locali;
- ridurre sprechi e costi non necessari;
- raccogliere dati utili per la reportistica di sostenibilità;
- alimentare contenuti credibili per social media, PR e comunicazione interna.
Per ottenere questi risultati, la sostenibilità deve essere integrata fin dalle prime fasi di organizzazione dell’evento aziendale, non aggiunta alla fine come elemento promozionale.
Come rendere sostenibile un evento aziendale
Non esiste una soluzione identica per tutti. Le priorità cambiano in base al format, alla durata, al numero di partecipanti e alla provenienza degli ospiti. È però possibile intervenire su alcune aree fondamentali.
Location sostenibile: i criteri di scelta
La location influenza consumi, mobilità, logistica e accessibilità.
La prima valutazione riguarda la sua posizione: una struttura vicina alla maggior parte dei partecipanti o facilmente raggiungibile in treno e con i mezzi pubblici può ridurre sensibilmente gli spostamenti individuali.
È inoltre utile verificare:
- presenza di certificazioni ambientali, come ISO 14001 o protocolli per l’edilizia sostenibile;
- utilizzo di energia proveniente da fonti rinnovabili;
- sistemi efficienti di illuminazione, riscaldamento e climatizzazione;
- gestione separata dei rifiuti;
- accessibilità per persone con disabilità;
- disponibilità di acqua potabile senza bottiglie monouso;
- possibilità di utilizzare spazi e attrezzature già presenti.
Una location rurale o immersa nella natura non è automaticamente più sostenibile di una struttura urbana. Occorre considerare anche come verrà raggiunta, quali servizi offre e quante attrezzature dovranno essere trasportate.
In Piemonte, Langhe, Roero, Monferrato e provincia di Cuneo offrono numerosi contesti nei quali valorizzare il rapporto con il territorio. La scelta deve però essere accompagnata da una logistica efficiente, eventualmente attraverso navette collettive o trasferimenti condivisi.
Catering a km zero e riduzione degli sprechi
Il catering è una delle componenti più visibili di un evento aziendale sostenibile. Scegliere produttori vicini, ingredienti stagionali e specialità locali consente di accorciare la filiera e, allo stesso tempo, raccontare il territorio agli ospiti.
Langhe, Roero, Monferrato e provincia di Cuneo permettono, per esempio, di costruire proposte gastronomiche legate alle produzioni piemontesi, coinvolgendo cantine, aziende agricole, artigiani e realtà locali.
La riduzione dello spreco deve iniziare prima dell’evento, raccogliendo conferme attendibili sul numero degli ospiti e concordando con il catering porzioni e modalità di servizio. Al termine, le eccedenze ancora idonee possono essere gestite attraverso organizzazioni specializzate nel recupero alimentare, nel rispetto delle norme applicabili.
Allestimenti e materiali sostenibili
Palchi, fondali, pannelli, segnaletica e decorazioni rischiano di diventare rifiuti dopo poche ore. Per limitare l’impatto è preferibile progettare strutture modulari, smontabili e riutilizzabili in eventi successivi.
Anche i gadget richiedono attenzione. Un oggetto promozionale poco utile, seppur realizzato con materiale riciclato, può trasformarsi rapidamente in un rifiuto. Meglio scegliere prodotti durevoli, pertinenti al pubblico e realmente utilizzabili oppure sostituire il gadget fisico con:
- un’esperienza;
- un contenuto digitale;
- il sostegno ad un progetto locale.
Mobilità sostenibile
Negli eventi con partecipanti provenienti da località diverse, gli spostamenti possono rappresentare una parte importante delle emissioni complessive. Per questo la mobilità deve essere considerata già nella scelta della destinazione.
L’organizzazione può privilegiare location vicine a stazioni e trasporti pubblici, organizzare gli spostamenti con mezzi collettivi e permettere la partecipazione anche da remoto ad alcune sessioni.
Le opzioni sostenibili devono essere semplici da utilizzare. Non basta indicare che la struttura è raggiungibile in treno: occorre comunicare orari, collegamenti, tempi di percorrenza e modalità per raggiungere la location dalla stazione.
Comunicazione digitale e riduzione della carta
Inviti, programmi, mappe, materiali per i relatori e documentazione possono essere gestiti in formato digitale, limitando stampe e spedizioni.
QR code e piattaforme dedicate permettono ai partecipanti di consultare il programma aggiornato, ricevere notifiche, scaricare presentazioni e accedere ai contenuti dopo l’evento. Anche l’accredito può essere semplificato tramite registrazione online e badge riutilizzabili.
L’obiettivo non è eliminare la carta in modo assoluto, ma utilizzare soltanto quella necessaria, scegliendo supporti certificati e formati facili da riciclare.
Gestione dei rifiuti e raccolta differenziata
Per differenziare correttamente i rifiuti servono contenitori riconoscibili e posizionati nei punti in cui vengono effettivamente generati: area catering, accredito, backstage e spazi per il pubblico.
Colori, icone ed esempi visivi aiutano gli ospiti a conferire correttamente i materiali. Negli eventi più grandi è utile prevedere personale incaricato di controllare le isole ecologiche e fornire indicazioni.
La collaborazione con gestori e fornitori qualificati consente inoltre di pesare e tracciare i diversi flussi, per valutare i risultati e migliorare le edizioni successive.
Come misurare la carbon footprint degli eventi aziendali sostenibili
La carbon footprint di un evento esprime la quantità di gas a effetto serra associata alla sua realizzazione, generalmente riportata in chilogrammi o tonnellate di CO₂ equivalente.
Il calcolo parte dalla definizione del perimetro: cosa viene incluso nella misurazione e in quale arco temporale. Tra le principali fonti da considerare rientrano:
- viaggi e trasferimenti dei partecipanti;
- trasporto di materiali e fornitori;
- energia consumata dalla location;
- pernottamenti;
- produzione e trasporto degli alimenti;
- allestimenti e materiali;
- rifiuti generati;
- attività digitali e tecniche rilevanti.
I dati raccolti vengono moltiplicati per specifici fattori di emissione. Il GHG Protocol offre standard e indicazioni riconosciute a livello internazionale per classificare e rendicontare le emissioni dirette, quelle associate all’energia acquistata e quelle generate lungo la catena del valore.
La misurazione non serve soltanto a ottenere un dato finale. Permette soprattutto di individuare le fonti più significative e stabilire dove intervenire. Il principio corretto è: prima misurare, poi ridurre e soltanto alla fine valutare la compensazione delle emissioni residue attraverso progetti e crediti verificati.
Anche la comunicazione deve essere prudente. Espressioni assolute come “evento a impatto zero” possono risultare fuorvianti se non sono sostenute da un perimetro preciso, dati verificabili e un percorso di compensazione certificato.
Cosa prevede la norma ISO 20121 per gli eventi aziendali sostenibili
La ISO 20121:2024 è lo standard internazionale dedicato ai sistemi di gestione sostenibile degli eventi. Può essere applicato a eventi di ogni tipologia e dimensione e considera congiuntamente gli impatti ambientali, sociali ed economici.
La norma non impone un elenco universale di azioni, ma fornisce un metodo per integrare la sostenibilità nell’intero processo. Richiede di analizzare il contesto e gli stakeholder, identificare gli impatti, definire obiettivi, attribuire responsabilità, controllare i risultati e promuovere il miglioramento continuo.
La versione 2024 ha rafforzato l’attenzione verso inclusione, diritti umani, impatti sociali e valore lasciato dall’evento nel tempo.
Applicare questo framework aiuta l’azienda a passare dalle intenzioni a un sistema documentato. L’eventuale certificazione da parte di un organismo terzo aggiunge un ulteriore livello di verifica, ma anche senza certificazione i principi dello standard possono orientare una progettazione più strutturata.
Come comunicare la sostenibilità dell’evento
Un evento aziendale sostenibile genera valore soltanto se le scelte compiute vengono comunicate con chiarezza, senza esagerazioni e senza trasformare ogni gesto in una dichiarazione ambientale.
Questo va fatto prima, durante e dopo l’evento stesso.
Nell’invito e nelle comunicazioni preliminari è possibile spiegare perché è stata scelta una determinata location, quali trasporti utilizzare, come funziona il car pooling e quali materiali non sarà necessario portare o stampare. Queste informazioni coinvolgono i partecipanti e li rendono parte del progetto.
Durante l’evento, la comunicazione può essere affidata a:
- una segnaletica essenziale;
- un breve intervento di apertura;
- contenuti condivisi sui canali social.
È importante spiegare le azioni nel punto in cui vengono incontrate: presso le isole ecologiche, le water station o l’area catering.
La fase conclusiva permette di trasformare le attività in risultati misurabili. Un report può presentare, per esempio, rifiuti prodotti e recuperati, percentuale di fornitori locali, pasti distribuiti, materiali riutilizzati ed emissioni calcolate.
Questi dati possono alimentare la reportistica ESG, la comunicazione interna, un comunicato stampa o un racconto social. È però necessario distinguere sempre tra risultati effettivi, stime e obiettivi futuri.
Il Piemonte offre condizioni particolarmente favorevoli alla progettazione di eventi con una forte connessione territoriale. Progetti come Grandi Langhe, sviluppato per il Consorzio di Tutela Barolo Barbaresco Alba Langhe e Dogliani, mostrano quanto un evento possa diventare uno strumento per raccontare in modo coordinato produzioni, imprese e identità territoriale.
Il valore dell’approccio Ironika risiede nell’integrazione tra progettazione, coordinamento operativo e comunicazione. Non soltanto, quindi, nella scelta di location, catering, allestimenti e fornitori, ma anche nella capacità di raccontare il progetto prima, durante e dopo l’evento attraverso social media, video, PR e contenuti editoriali.
Perché un evento sostenibile rafforza il brand
La sostenibilità diventa credibile quando viene sperimentata direttamente.
Un evento eco-friendly aziendale permette alle persone di vedere come i valori del brand influenzano decisioni reali: cosa viene acquistato, quali fornitori vengono coinvolti, come si riducono gli sprechi e quale attenzione viene riservata alla comunità.
Questo rafforza la brand reputation e può sostenere l’employer branding, soprattutto nei confronti delle generazioni più attente all’impatto sociale e ambientale delle imprese.
Secondo i dati, Gen Z e Millennial rappresenteranno circa il 74% della forza lavoro globale entro il 2030. Queste generazioni attribuiscono grande importanza a un lavoro coerente con i propri valori: il 40% della Gen Z e il 39% dei Millennial dichiara di aver rifiutato un potenziale datore di lavoro per ragioni legate all’etica o alle convinzioni personali.
Il beneficio non nasce però dall’etichetta “green”, ma dalla coerenza tra obiettivi, azioni e risultati. Un evento aziendale sostenibile ben progettato non deve necessariamente essere più complesso o costoso: la riduzione degli sprechi, il riutilizzo degli allestimenti e il maggiore coinvolgimento della filiera locale possono generare anche vantaggi organizzativi ed economici.
Organizza il tuo prossimo evento aziendale sostenibile con Ironika
Creare eventi aziendali sostenibili significa coordinare strategia, logistica, fornitori, misurazione e comunicazione all’interno di un unico progetto.
Ironika affianca le aziende nell’organizzazione di eventi corporate in Piemonte, sviluppando format su misura coerenti con il brand, gli obiettivi e il territorio.
Dalla progettazione iniziale alla scelta dei partner, fino alla gestione operativa e alla comunicazione dei risultati, ogni fase può diventare parte di un percorso più responsabile, concreto e misurabile.
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Domande frequenti sugli eventi aziendali sostenibili
Cos’è un evento aziendale sostenibile?
È un evento progettato per limitare gli impatti ambientali, garantire attenzione agli aspetti sociali e generare valore economico per il territorio. La sostenibilità riguarda tutte le fasi: location, mobilità, catering, allestimenti, rifiuti, accessibilità, misurazione e comunicazione.
Come si calcola la carbon footprint di un evento?
Si definisce il perimetro della misurazione, si raccolgono dati su trasporti, energia, catering, pernottamenti, materiali e rifiuti e si applicano fattori di emissione riconosciuti. Il risultato viene espresso in CO₂ equivalente e serve a identificare le principali opportunità di riduzione.
Cosa prevede la norma ISO 20121?
La ISO 20121:2024 definisce i requisiti di un sistema di gestione sostenibile degli eventi. Aiuta organizzatori e aziende a identificare gli impatti ambientali, sociali ed economici, stabilire obiettivi, coinvolgere gli stakeholder, controllare i risultati e migliorare progressivamente le proprie attività.
Come scegliere una location sostenibile?
Occorre valutare accessibilità con mezzi pubblici, distanza dei partecipanti, efficienza energetica, fonti rinnovabili, gestione dei rifiuti, certificazioni ambientali e presenza di attrezzature riutilizzabili. Anche accessibilità, inclusione e relazione con la comunità locale sono criteri importanti.
Conviene affidarsi a un’agenzia per organizzare un evento green?
Un’agenzia specializzata può coordinare location, mobilità, catering, materiali, fornitori, raccolta dei dati e comunicazione, evitando che le singole iniziative rimangano scollegate. È particolarmente utile quando l’evento coinvolge molti ospiti o deve produrre risultati ambientali documentabili.
